10 stappen voor de inkoop van ERP software

Blisss Software, Dirko Wijers (Directeur),  5 november 2015
Kunststoffen software

Al ruim 7 jaar struin ik stad en land af om ERP software te verkopen en kom daarbij de meest gevarieerde selectietrajecten tegen. Van zeer uitgebreide analyses met voltallige stuurgroepen en externe adviseurs, tot directeuren die een keuze maken op basis van een enkel gesprek. Omdat ik geleerd heb waar het goed of verkeerd kan gaan en waar wij samen blij van worden, deel ik graag deze 10 tips: 

 

  1. Ga op zoek naar een specifieke oplossing voor uw branche
    Hoe ik de leveranciersselectie zou doen als ik in uw schoenen stond? Ik zou eerst op internet of bij collega’s zoeken naar ERP pakketten die al op mijn branche ingericht zijn. Dit scheelt namelijk in wederzijds begrip en doorlooptijd van het project zeker 50% en haalt alle beginners fouten gelijk uit het project. Ook krijgt mijn project hiermee een jump-start: veel van wat er moet zijn is er al. Dit verhoogt de motivatie onder mijn kerngebruikers.

  2. Selecteer 3 ERP pakketten
    Daarna zou ik maximaal 3 verschillende soorten ERP pakketten selecteren van leveranciers die met een partner structuur werken. Ik wil immers niet van ERP pakket wisselen als ik van leverancier wil wisselen. Elke leverancier mag in een demo ons overtuigen van het nut van zijn / haar pakket.

  3. Stel een interne projectleider aan
    Vervolgens stel ik intern een projectleider aan die gevoel met processen en automatisering heeft en die beslissingen kan en durft te nemen. Hij / zij wordt geflankeerd door één of twee kerngebruikers die meedenken vanuit het proces. Houd zelf ook een vinger aan de pols.

  4. Ga zelf aan de slag!
    Vervolgens zou ik eerst zelf aan de slag gaan. De projectleider en kerngebruiker brengen binnen 2 weken de eigen processen in kaart en deze houdt u voor aan de drie leveranciers. Op basis van deze procesbeschrijving mogen de leveranciers een indicatie van een begroting uitbrengen, inclusief een vertaalslag van de processen naar hun oplossing. Dus geen ouderwetse vragenlijst waar iedereen op alles “JA” antwoordt, maar juist een gericht document met procesbeschrijvingen. Hierop kan de leverancier zijn vaardigheid en ervaring kwijt.

  5. Maak een keuze voor een leverancier
    Op basis van de prijsindicatie, de vertaalslag op mijn procesbeschrijving en het gevoel van de eerste demonstratie maak ik een principe keuze voor één van de leveranciers.

  6. Maak een plan van aanpak met de leverancier
    Met die leverancier gaan we een plan van aanpak maken, in samenwerking met de interne projectleider. Dit plan moet losstaan van de ERP implementatie zelf en ook als betaald adviestraject gezien worden. Losstaand zodat je tussentijds nog een beslismoment hebt om onderdelen juist wel of niet te doen. Betaald omdat dit anders toch moet gebeuren en je zo mag verwachten dat de beste consultants en projectleiders er op gezet worden. De mensen die dit plan maken moeten ook de implementatie uiteindelijk gaan doen.

  7. Analyseer het gatensysteem
    Maak van de gevonden gaten tussen het systeem en je proces een analyse: verdien je hier vanuit je proces meer of minder geld mee of kun je het ook doen op de manier waarop het systeem het standaard doet. Bij alle vragen waarop je kunt stellen dat je er niet meer mee verdient kies je ervoor dit niet aan te laten passen, maar te organiseren of met de standaard van het ERP pakket meegaan.

  8. Regel een referentiebezoek
    Ik zal proberen om hierna nog een referentiebezoek te regelen nadat de eigen gaten in kaart zijn gebracht. Zo kunt u namelijk eventuele uitdagingen bij een collega voorleggen. Misschien heeft hij / zij ze al opgelost of zijn er andere manieren om je doel te bereiken. Laat ook de gekozen ERP leverancier praten met de accountant, hij kan zeker een bijdrage leveren aan de oplossingen en bovendien is het belangrijker deze ook bij het project te betrekken. Dat scheelt een hoop tijd en geld aan het eind van de eerste jaar-afsluiting.

  9. Organiseer een aparte aftrap voor alle betrokkenen
    Nadat alle werkzaamheden, gaten en oplossingen in kaart zijn gebracht en het proces rond is organiseren we een aparte aftrap voor alle betrokkenen. Hierin moet een nieuwe demo gegeven worden door de leverancier. Deze aftrap is inclusief projectleider, programmeurs en de verkoper van de ERP leverancier. Dit zodat iedereen zich bewust is van wat er gaat gebeuren en hoe dit moet gebeuren en er geen loze beloften gemaakt zijn.

  10. Houd om de zoveel tijd een stuurgroepoverleg
    Ik zou consequent vasthouden aan dit plan en ervoor zorgen dat er om de zoveel tijd stuurgroep overleg is, met in elk geval de projectleiders en de verkoper van de ERP leverancier erbij."

 

Blog door Blisss, exposant op vakbeurs Kunststoffen 2015

Originele blog op: Kunststoffensoftware.nl