5 Tips om je deadlines te halen

Ad Ultima Group, 26 oktober 2015
shutterstock 124904123

Een project in goede banen leiden, is geen sinecure. Zelfs de meest doorgewinterde projectmanager bijt er al eens zijn tanden op stuk. In theorie lijkt het zo simpel: bepaal de project scope, zorg dat je de juiste bronnen aanboort en communiceer duidelijk over de verwachtingen en prioriteiten.  In de praktijk zou elke projectmanager beter deze vijf praktische tips (aanvullend) kunnen volgen...


1. Zorg voor expliciete goedkeuring

Bereid alles goed voor, nog voor de eerste officiële vergadering. Zorg ervoor dat je haalbare cijfers en deadlines kunt voorleggen en aangeeft wat je wanneer zult nodig hebben. Verwoord letterlijk dat iedereen akkoord gaat of probeer dit op papier vast te leggen. Op die manier kan er niemand voor verrassingen komen te staan, of jou te laat de input bezorgen die je ruim op voorhand had gevraagd.

 


2. Weet met wie je werkt

Deel niet zomaar taken uit op basis van wat er op iemands visitekaartje staat, maar ga na wat de echte competenties van je teamleden zijn. Een projectmanager is ook een people manager, die de sterktes en zwaktes van zijn teamleden moet kennen. Verdeel de rollen ook niet in persoonlijke meetings, maar roep het hele team samen, zodat iedereen op de hoogte is van elkaars takenpakket in dit project.

 


3. Stel de juiste mensen verantwoordelijk

Tijdens belangrijke stappen in je project, moet je kunnen rekenen op de juiste mensen. Ga na op wie je echt kunt vertrouwen en vertrouw die de allerbelangrijkste taken toe. Ervaring is belangrijk, maar meet deze niet enkel af in tijd. Respect is het codewoord. De persoon die verantwoordelijk is voor de belangrijkste mijlpaal, moet respect krijgen, zowel van de projectmanager als van zijn of haar team. Als dit mogelijk is, stel je voor elke belangrijke stap een andere eindverantwoordelijke aan. Op die manier leren de leiders van elkaar en zullen ze elkaar het respect geven dat ze zelf ook verwachten.

 


4. Creëer geen valse verwachtingen

Wees duidelijk en realistisch als je je project voorstelt, in alle verschillende fasen. Vraag ook onder welke vorm men het liefst gebrieft wil worden; sommigen verkiezen een mondelinge meeting, anderen blijven graag via CC of BCC op de hoogte, nog anderen verkiezen een maandelijks geschreven verslag. Wees hoe dan ook duidelijk over hoe je het succes van je project gaat meten en meedelen. Wat voor de één belangrijk is, is dat vaak voor iemand anders niet.

 


5. Verdeel de taken evenredig volgens prioriteit

Een hiërarchie van taken is het belangrijkste. Verdeel de taken in elke stap van het project over verschillende leiders in plaats van voor elke aparte stap iemand te benoemen waardoor je teamleden op elkaar zitten te wachten. Zo heb je minder kans dat je project strop loopt door het missen van belangrijke deadlines. Ga dus na wat er eerst moet gebeuren, stel een deadline vast en verdeel de verantwoordelijkheid. Zo is iedereen goed op de hoogte, werken verschillende divisies samen en is elke leider op dat moment van even cruciaal belang.