De 4 fasen van effectieve communicatie

Wilma Kuijpers, Opleidingsmanager Projectmanagement, Persoonlijke Vaardigheden & Management,  5 september 2018
effectief communiceren 4 fasen

Effectieve communicatie is essentieel in technische projecten; zowel voor de project- of leadengineer, de opdrachtgever als voor de overige technici en engineers in het projectteam. Hoe krijgt u bijvoorbeeld uw opdrachtgever zover dat hij/zij rekening houdt met de benodigde werkzaamheden of hoe gaat u om met iemand van inkoop en zorgt u ervoor dat u gehoord wordt?

 

Om effectief te communiceren is het belangrijk onderscheid te maken in wat uw gesprekspartner zegt (beeldvorming) en wat u daarvan vindt (oordeelsvorming). Daarna neemt u een beslissing of u iets met deze informatie gaat doen en wat (besluitvorming). Tot slot bepaalt u de manier waarop u de ander gaat beïnvloeden (beïnvloeding). De benodigde vaardigheden voor het voeren van een goed gesprek hebben we allemaal wel eens gezien, maar hoe gaat dit in zijn werk? Hoe kunt u uw gesprekken beter voorbereiden en uitvoeren en daarmee uw doel bereiken?

Effectieve communicatie in 4 fasen

De volgende indeling te maken helpt u uw gesprekken beter in kaart te brengen. Door de communicatie op deze manier onder te verdelen wordt uw gesprek meer waardevol:

Fase 1: Beeldvorming

Registreer, kijk en voel wat uw gesprekspartner zegt en doet. Het is belangrijk dat u op dit moment nog geen eigen mening vormt. Bij deze fase gaat het om de vaardigheden:

  • interviewen
  • interveniëren
  • luisteren
  • vragen stellen
  • samenvatten

Fase 2: Oordeelvorming

Met alle gegevens die u heeft ontvangen, geeft u terug wat u herkent en erkent.
Bij deze fase gaat het om de vaardigheden:

  • complimenteren en feedback geven
  • complimenteren feedback ontvangen
  • weerstand herkennen en hierop anticiperen

Fase 3: Besluitvorming

Na fase 2 neemt u een beslissing OF u iets met deze informatie gaat doen en WAT u er mee gaat doen:

  • conflicthantering
  • draagvlak creëren
  • 'slecht nieuws' gesprekken voeren
  • evaluatiegesprekken
  • onderhandelen

Fase 4: Beïnvloeding

Tot slot bepaalt u de manier waarop u de ander gaat beïnvloeden. Welke strategie gaat u toepassen? Deze laatste fase is de meest complexe fase in gespreksvoering. Hierbij kunt u op weerstand stuiten, is er gebrek aan kennis bij de ander over het onderwerp of de ander wil u zijn mening opleggen vanuit zijn zienswijze. Door de eerste 3 fasen goed te doorlopen heeft u meer handvatten om te komen tot een juiste aanpak.

  • assertief zijn
  • vergaderen
  • presenteren
  • leidinggeven

Effectiever communiceren door oefening en training

Wilt u meer weten of bent u ervan overtuigd dat oefening u kan helpen om betere gesprekken te voeren, denk dan eens aan de training Communicatie voor engineers of Communicatie op de werkvloer. Meer weten over onze communicatie trainingen?

 

Naar overzicht communicatie trainingen