De 4 fasen van effectieve communicatie

Wilma Kuijpers, Opleidingsmanager Projectmanagement, Persoonlijke Vaardigheden & Management,  5 september 2018
effectief communiceren 4 fasen

Effectieve communicatie is essentieel in technische projecten; zowel voor de project- of leadengineer, de opdrachtgever als voor de overige technici en engineers in het projectteam. Hoe krijgt u bijvoorbeeld uw opdrachtgever zover dat hij/zij rekening houdt met de benodigde werkzaamheden of hoe gaat u om met iemand van inkoop en zorgt u ervoor dat u gehoord wordt?

 

Om effectief te communiceren is het belangrijk onderscheid te maken in wat uw gesprekspartner zegt (beeldvorming) en wat u daarvan vindt (oordeelsvorming). Daarna neemt u een beslissing of u iets met deze informatie gaat doen en wat (besluitvorming). Tot slot bepaalt u de manier waarop u de ander gaat beïnvloeden (beïnvloeding). De benodigde vaardigheden voor het voeren van een goed gesprek hebben we allemaal wel eens gezien, maar hoe gaat dit in zijn werk? Hoe kunt u uw gesprekken beter voorbereiden en uitvoeren en daarmee uw doel bereiken?

Effectieve communicatie in 4 fasen

De volgende indeling te maken helpt u uw gesprekken beter in kaart te brengen. Door de communicatie op deze manier onder te verdelen wordt uw gesprek meer waardevol:

Fase 1: Beeldvorming

Registreer, kijk en voel wat uw gesprekspartner zegt en doet. Het is belangrijk dat u op dit moment nog geen eigen mening vormt. Bij deze fase gaat het om de vaardigheden:

  • interviewen
  • interveniëren
  • luisteren
  • vragen stellen
  • samenvatten

Fase 2: Oordeelvorming

Met alle gegevens die u heeft ontvangen, geeft u terug wat u herkent en erkent.
Bij deze fase gaat het om de vaardigheden:

  • complimenteren en feedback geven
  • complimenteren feedback ontvangen
  • weerstand herkennen en hierop anticiperen

Fase 3: Besluitvorming

Na fase 2 neemt u een beslissing OF u iets met deze informatie gaat doen en WAT u er mee gaat doen:

  • conflicthantering
  • draagvlak creëren
  • 'slecht nieuws' gesprekken voeren
  • evaluatiegesprekken
  • onderhandelen

Fase 4: Beïnvloeding

Tot slot bepaalt u de manier waarop u de ander gaat beïnvloeden. Welke strategie gaat u toepassen? Deze laatste fase is de meest complexe fase in gespreksvoering. Hierbij kunt u op weerstand stuiten, is er gebrek aan kennis bij de ander over het onderwerp of de ander wil u zijn mening opleggen vanuit zijn zienswijze. Door de eerste 3 fasen goed te doorlopen heeft u meer handvatten om te komen tot een juiste aanpak.

  • assertief zijn
  • vergaderen
  • presenteren
  • leidinggeven

Effectiever communiceren door oefening en training

Wilt u meer weten of bent u ervan overtuigd dat oefening u kan helpen om betere gesprekken te voeren, denk dan eens aan de training Communicatie voor engineers deel 1, Communicatie voor engineers deel 2 of Communicatie op de werkvloer. Meer weten over onze communicatie trainingen?

 

Naar overzicht communicatie trainingen