De opmars van functioneel specificeren - Oplossingsvrij maar vol valkuilen

Hars van Eerden, Link Magazine, 10 augustus 2017
TekeningKlein

Definieer een nieuw product aan de hand van de functies die het moet vervullen, niet in termen van de technische oplossingen die het moet bevatten. Voor de gebruiker gaat het er immers om wat hij met zijn product kan doen, oftewel de functie, niet om de manier waarop dat wordt gerealiseerd, de technische invulling. Het klinkt zo vanzelfsprekend, dat functioneel specificeren, maar in de praktijk blijkt het o, zo moeilijk – voor de opdrachtgever om die functionele specificaties op te stellen, voor de opdrachtnemer om ze te interpreteren en te vertalen in een technisch ontwerp. Want opeens telt niet alleen technische kennis maar blijken communicatieve vaardigheden minstens zo belangrijk. De weg naar oplossingsvrij specificeren zit dan ook vol valkuilen.

 

Er zitten veel voordelen aan de overstap van het traditionele technisch specificeren (op basis van een bestek of een tekening met stuklijst) naar functioneel specificeren. Dat stellen Robert Jan de Boer en Erwin Duurland van Blue Wave Consulting Company op grond van hun ervaring met systems engineering en het leiding geven aan complexe projecten voor productontwikkeling. Het belangrijkste voordeel is wel dat een functionele specificatie oplossingsvrij is: de ontwerper zit niet gebonden aan een vooraf vereiste technische oplossing maar is vrij om zijn creativiteit in te zetten voor het vinden van de optimale oplossing, welk dat ook mag zijn. Dit leidt natuurlijk eerder tot doorbraakinnovaties, zo luidt de gedachte, dan een opdracht in termen van bestaande technische oplossingen. “Maar de opdrachtgever creëert ook voor zichzelf meer vrijheid”, vervolgen De Boer en Duurland. “Hij is namelijk vrijer in de keuze van een toeleverancier. Bij het eisen van een technische oplossing kun je vastzitten aan een bepaalde toeleverancier die die specifieke oplossing kan leveren.” Dat kan in het ergste geval zelfs leiden tot claims over een oneerlijke aanbesteding.

Multidisciplinariteit bij functioneel specificeren

Voorts is een ontwerp op basis van functionele specificaties gemakkelijker te verifiëren, want de afnemer beoordeelt het op de functies waarom hij zelf heeft gevraagd, niet op de techniek die hij wellicht niet begrijpt. En niet alleen bij de afsluiting van een ontwerpopdracht maar ook onderweg vergemakkelijken functionele specs het beheersen van een ontwerpproces. Multidisciplinariteit is een volgend trefwoord om de voordelen van functioneel specificeren te benoemen. Vaak is een technische specificatie namelijk monodisciplinair en gebaseerd op voorkeuren van engineers die ’m opstellen. “Voor het maken van complexe producten moet je toeleveranciers uit andere disciplines inschakelen; dan moet je wel functioneel specificeren omdat je de techniek van die andere disciplines niet beheerst.” Eenzelfde redenering geldt voor bedrijven die groeien in omvang en aantal disciplines. Een grotere organisatie vraagt om een formeler manier van werken en een voor iedereen toegankelijk communicatiemiddel. “De neuzen zelfde kant op te laten wijzen”, omschrijven De Boer en Duurland die functie van functionele specificeren. “Het voorziet in de behoefte om intern muurtjes te doorbreken tussen inkoop, verkoop en engineering. Het is een manier om de engineer de behoeften van de inkoper en de verkoper beter te laten begrijpen en het geeft inkoop en verkoop zicht op het productontwikkelingsproces.” Zo zijn er vele redenen waarom organisaties kunnen overgaan tot het werken met functionele specificaties.

Kanttekeningen

Natuurlijk zijn er wel kanttekeningen te maken bij dit positieve plaatje, erkennen De Boer en Duurland. “Functioneel specificeren kost meer energie, omdat je in de beginfase van het ontwerptraject meer moet nadenken en communiceren.” Ook gebeurt het dat bedrijven doorslaan en altijd en overal functioneel gaan specificeren, waardoor bestaande kennis verloren kan gaan en er meer risico’s in een ontwerptraject sluipen. “Terwijl er redenen kunnen zijn om het niet te doen. Zoals in het geval van ‘copy-paste’ innovatie die voortbouwt op een bestaand ontwerp.” Functioneel specificeren is vooral zinvol op die (deel)gebieden van een ontwerp waar doorbraakinnovaties vereist zijn, willen De Boer en Duurland maar zeggen.

Bottlenecks

In de praktijk kent het functioneel specificeren nog de nodige bottlenecks, signaleren De Boer en Duurland. Vaak wordt nog onvoldoende onderkend dat de overstap naar functioneel specificeren een strategische verandering is die niet alleen de relatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer beïnvloedt maar ook de interne verhoudingen tussen engineering en management. Alle partijen moeten vaak nog aan hun nieuwe rol wennen. Een opdrachtgever kan bijvoorbeeld net zolang een concept-ontwerp op basis van functionele specificaties afwijzen tot er toch de technische oplossing uitrolt die hij al vanaf het begin in z’n achterhoofd had. Aan de andere kant van de tafel hebben ontwerpers nog steeds moeite de verleiding te weerstaan om direct in termen van oplossingen en technologieën te gaan denken. Voor de betrokken techneuten kan een functionele specificatie behoorlijk abstract zijn en is het opstellen en interpreteren ervan nog niet zo gestandaardiseerd en geformaliseerd als het maken van een tekening of een bestek. Tegelijkertijd is er wel een groot aantal, soms ongrijpbare criteria waaraan functionele vereisten (requirements) moeten voldoen, zoals toetsbaarheid, haalbaarheid, eenduidigheid, compleetheid en bondigheid. Als uitvloeisel hiervan wordt een functionele specificatie vaak heel gedetailleerd. De valkuil daarvan is echter dat er veel te veel documentatie wordt gegenereerd.

Inleven in de eindgebruiker

Ook bestaat er het risico dat de communicatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer volledig wordt toegespitst op het document met het functionele programma van eisen en dat er van een echte dialoog geen sprake meer is. “De functionele specificatie moet de neerslag zijn van een communicatieproces over de functionele eisen en de interpretatie daarvan, en dat moet goed worden georganiseerd”, stellen Robert Jan de Boer en Erwin Duurland. Waarbij de opdrachtnemer niet alleen met zijn opdrachtgever moet kunnen overleggen, maar ook met de eindgebruiker ‘achter’ die opdrachtgever. Daar schort het vaak aan, terwijl de ontwerper zich toch echt in de gebruiker moet kunnen inleven om de gewenste functies te kunnen realiseren met zijn ontwerp. Kortom, de specificaties voor een succesvol ontwerpproces op basis van functioneel specificeren luisteren nauw.

Kader 1: Cursus Functioneel specificeren 

Het Eindhovense Mikrocentrum verzorgt een driedaagse cursus over de principes van functioneel specificeren en de aansturing van ontwerpers op basis van functionele specificaties. Dit kunnen de deelnemers meteen toepassen op een case uit de praktijk van industriële productontwikkeling, in het geval van een bedrijfsinterne cursus een case uit de eigen praktijk van het betrokken bedrijf. Tot de doelgroep behoren opdrachtgevers, projectmanagers, ontwerpers, inkopers en andere betrokkenen bij de ontwikkeling van discrete producten.


De cursus is ontstaan uit een opleiding die in de jaren negentig is ontwikkeld door ingenieursbureau en Fokker-spin-off ADSE en is later door Mikrocentrum overgenomen. Onderwerpen zijn onder meer de rol van functionele specificaties, kwaliteitscriteria voor het opstellen van eisen, requirements management tools, acquisitie met functionele specificaties en de aansturing van productontwikkeling. Docenten zijn onder andere Robert Jan de Boer en Erwin Duurland van Blue Wave Consulting Company. 

Kader 2: Veranderingstraject in de infra

In de wereld van de infrastructuur is functioneel specificeren een hot topic. Partijen zoals Rijkswaterstaat (RWS) en ProRail zijn er de afgelopen jaren, op last van hogerhand (lees de politiek), toe overgegaan, omdat ze zich in hun rol als opdrachtgever moesten terugtrekken uit de feitelijke engineering. Opdrachtnemers zoals Cofely Energy & Infra moeten uiteraard in deze ontwikkeling mee en op basis van functionele specificaties leren werken. Het bedrijf, met 400 medewerkers in Nederland, heeft daarom een veranderingstraject in gang gezet en als onderdeel daarvan hebben al zo’n veertig medewerkers de training Functioneel specificeren van Mikrocentrum gevolgd, en zeker twintig staan er nog voor op de rol.

Cofely Energy & Infra heeft onder meer van doen met RWS, dat zogeheten vraagspecificaties is gaan hanteren, vertelt manager business development Richard de Klerk. “Onze mensen – hardware-engineers en industrieel automatiseerders – waren gewend technisch te redeneren. Ze moeten nu echter functioneel gaan redeneren.” En dat gaat niet vanzelf, weet ook De Klerk: “Een nieuwe werkwijze invoeren is toch lastig. Mensen blijven redeneren vanuit bestaande oplossingen en verliezen zich meteen in de techniek. Ook kunnen ze zich soms moeilijk verdiepen in wat de eindgebruiker met het resultaat zou willen doen.”

Voor een maximaal leereffect heeft Cofely de trainingen voor de medewerkers zoveel mogelijk direct gekoppeld aan lopende projecten, zodat zij het functioneel denken meteen in de praktijk kunnen brengen. Dat gaat om grote projecten als Overkapping A2 bij Utrecht en de Drontermeer-tunnel in de nieuwe Hanzespoorlijn. Het thema wordt eveneens actueel in andere gebieden, waaronder  waterzuiveringen, signaleert De Klerk. Ook aan opdrachtgevers als hoogheemraadschappen en waterschappen gaat de opmars van de functionele specificeren niet voorbij. 

Kader 3: Requirements in offshore boven water

Liefst 300 engineers telt Huisman Equipment, het in Schiedam gevestigde bedrijf dat voor de offshore klantspecifiek grote installaties zoals hijskranen, boortorens en pijpenleggers bouwt. De organisatie, met nevenvestigingen op diverse continenten, is de laatste tien jaar zo sterk gegroeid dat men niet meer kan vertrouwen op de informele communicatie, vertelt Daan Willemsen, hoofd van de afdeling Control Systems. “Hoe je het ook wendt of keert, lijnen worden langer. Vroeger wist iedereen vanzelf wat er binnen een project speelde, dat is niet meer zo.”

Reden voor Huisman om te werken aan een verdere professionalisering van het projectmatig werken. Onderdeel daarvan is functoneel specificeren. Willemsen: “Op mijn afdeling zijn we al wat langer bezig om de requirements voor besturingssystemen boven water te krijgen. Ook bij andere afdelingen bleek de behoefte aan heldere requirements gegroeid. Nu hebben we meestal een bundeling van lijstjes met technische specificaties, functionele vereisten en andere klantwensen. We wilden uitzoeken hoe we dat strak konden organiseren, zodat voor iedereen begrijpelijk is hoe je ermee moet omgaan.” Daarop kwam het initiatief om vanuit de betrokken afdelingen (concepts/sales, mechanical engineering, electrical engineering, hydraulic engineering, control systems en commissioning/inbedrijfname) de cursus Functioneel specificeren van Mikrocentrum te volgen. “Onze bedoeling was om met die groep na te denken en te sparren over functioneel specificeren.”

Inmiddels is een algemeen document voor requirements vastgesteld; voor de vorm wordt gedacht aan een projectpagina op het intranet. Inhoudelijk komt er een tweedeling tussen een productspecifiek en een projectspecifiek deel. Dit moet de opmaat zijn voor een beweging van volledig klantspecifiek naar het meer modulair en seriematig ontwikkelen en bouwen van installaties. Zonder meer bureaucratie en papieren tijgers te creëren, wil Huisman daarmee een volgende stap zetten als professionele projectenorganisatie.