Het belang van een goede projectopdracht

shutterstock 60025549

Projectmanagement hoeft helemaal niet moeilijk te zijn. Als je een aantal basisprincipes in acht neemt en zorgvuldig werkt, met overzicht en rust, dan ligt projectsucces, of in elk geval projectmanagementsucces, binnen handbereik. Hoe komt het dan, dat zo veel projecten niet brengen wat men ervan had verwacht?

Welnu: projectmanagement is in theorie eenvoudig, maar in de praktijk vaak uiterst complex.

 

Valkuilen

Tijdens projectmanagementtrainingen vraag ik de deelnemers met wat voor project ze op dat moment bezig zijn, of wat voor projecten ze normaliter doen. Ook vraag ik altijd waar men zoal tegenaan loopt bij het uitvoeren van projecten. Ik schrijf die knelpunten dan op whiteboard of flip-over, en kom daar in de loop van de training steeds op terug. Die knelpunten geven altijd boeiende inkijkjes in de problemen waar men zoal mee worstelt bij het uitvoeren van projecten. Overigens verschijnt bij elke training ongeveer hetzelfde lijstje. Steeds weer blijken de valkuilen universeel. En één van de belangrijkste valkuilen is starten zonder duidelijke opdracht.

 

Rol van de opdrachtgever

De opdrachtgever, de naam zegt het al, is verantwoordelijk voor het verstrekken van een duidelijke projectopdracht. In de praktijk hebben opdrachtgevers daar moeite mee. Opdrachten zijn te vaag of te summier, zodat ze op verschillende manieren uitgelegd kunnen worden. Het is meestal geen onwil, maar onkunde; veel opdrachtgevers weten simpelweg niet wat er van hen wordt verwacht in hun rol van opdrachtgever.

 

'Verbeter deze verbrander'

Een deelnemer vertelde mij eens dat zijn opdrachtgever naar hem toe was gekomen met de opdracht: “Verbeter deze verbrander!” De verbrander in kwestie was een cruciaal standaardcomponent van de installaties die het bedrijf voor haar klanten ontwikkelde. Het was dus een intern project. De projectleider in kwestie was met deze opdracht aan de slag gegaan.

Maar wat is “beter”?
Moest die verbrander...

  • ... een hoger rendement krijgen, en hoeveel hoger was dan goed genoeg?
  • ... groter of juist kleiner worden, en hoeveel groter of kleiner dan?
  • ... een lagere kostprijs krijgen, en hoeveel lager dan?
  • ... in een andere kleur worden uitgevoerd, en zo ja welke dan?

 

Een stevig fundament als basis

Opdrachtgevers laten dus vaak steken vallen bij de opdrachtverstrekking. Maar als de opdrachtgever zijn rol niet goed invult, is het aan de projectmanager om een heldere projectopdracht af te dwingen. De projectopdracht is het fundament onder een project. Voor een goed gebouw heb je een stevig fundament nodig, en op een wankel fundament kan je nooit een goed gebouw neerzetten. Starten met een project zonder duidelijke opdracht is als schieten op een bewegend doel. De kans dat je mist is levensgroot. In het voorbeeld van de verbrander die “beter” moest had de opdrachtgever ongetwijfeld ideeën over het te behalen resultaat. En de projectleider (de opdrachtnemer) had die vast ook. Maar de kans dat hun ideeën overeenkwamen was klein, en dus was de kans op teleurstelling en frustratie groot. De projectleider doet zijn stinkende best om een goed resultaat neer te zetten. Maar de opdrachtgever had toch iets anders verwacht. Iedereen ontevreden, project mislukt.

 

Verwachtingen in kaart brengen

Wat had die projectleider dan moeten doen? Hoe kan je een goede opdracht afdwingen? Als de baas iets vraagt, ga je er toch niet tegenin? Ja, dat doe je dus wel. Botweg weigeren en de hakken in het zand zetten is niet handig. Maar meedenken en de juiste vragen stellen wel:

  • Beste opdrachtgever, wat bedoel je met “beter”? En hoeveel beter is goed genoeg?
  • Wat moet het project opleveren, wat is het gewenste RESULTAAT van het project?
  • En waar heb je die betere verbrander eigenlijk voor nodig? Met andere woorden: aan welk DOEL (bedrijfsdoelstelling) moet het projectresultaat bijdragen?
  • Wat mag het kosten?
  • Wanneer moet het klaar zijn?

 

Beste projectmanagers en projectleiders, laat je niet het bos insturen met een vage opdracht. Voorkom teleurstelling en verspilling van tijd en geld. Dwing je opdrachtgever om goed over de opdracht na te denken. Het is immers in zijn eigen belang.