Olifantenpaadjes

Erik Rensen - vakdocent Onderhoudsmanagement, 21 augustus 2015
RapPr 00510

Het is een duivels dilemma voor technische managers: olifantenpaadjes. Staat uw bedrijf er ook bol van?

 

Een olifantenpad is een niet-officieel fiets- of wandelpad dat in de loop van de tijd wordt gecreëerd. Meestal ontstaat zo’n pad in een stuk groen om een deel van de officiële route of een hindernis af te snijden. Ook bedrijven kennen zo hun olifantenpaadjes.

 

Van de Technische Universiteit Eindhoven studeren veel Limburgers. In mijn tijd zaten de meesten daarvan niet op kot. Ze spoorden elke dag van en naar het dorp waar hun familie woonde. Zo ontstond over een groot grasveld een pad dat de meest rechtstreekse verbinding vormde tussen campus en station. Het pad reduceerde de afstand voor onze Limburgse vrienden met ongeveer 250 meter. Bij een nominale studieduur kon door dit olifantenpaadje in totaal zo’n 90 uur lopen worden bespaard. Die uren kon men besteden aan het drinken van extra pinten bij de plaatselijke harmonie in het bronsgroen eiken- hout. Of aan de studie. Van zodra het pad zichtbaar werd, kreeg deze geul de naam Limbopad. Bij een herontwerp van de campus in 2002 werd het pad officieel gemaakt, en geplaveid. Het kreeg toen ook een échte straatnaam: Limbopad. Uiteraard.


En duivels dilemma

Vakmensen vragen om autonomie en wensen weinig bemoeienis met hun werk. In een tijd die van managers vraagt om méér te controleren zijn de vakman en autonomie lastige dossiers. Want vertrouwen is goed, maar als het bijvoorbeeld om veiligheid gaat: moet dat vertrouwen dan niet ook bevestigd worden door controle?


Technische managers kampen met een duivels dilemma: er zijn afspraken, procedures, en handboeken. Waarin is vastgelegd hoe de bedrijfs- processen moeten verlopen. En wie, wat doet en wanneer. Er is een theoretisch model van de werkelijkheid, vaak gecertificeerd door externe deskundigen. En ook informatiesystemen dwingen ogenschijnlijk medewerkers te handelen volgens een bedacht model. Maar controle blijft lastig. Inmiddels beschikken veel bedrijven over miljarden gegevens, opgeslagen in databases, waaruit we wellicht kunnen afleiden of de echte werkelijkheid overeenkomt met de bedachte werkelijkheid.


Ik heb veel audits uitgevoerd. Een van de puzzels was dan het in kaart brengen hoe processen verliepen. Uiteraard waren er handboeken, en procedures, vastgelegd in proces-stroomschema’s. De werkelijkheid bleek weerbarstiger. Een wirwar van werkwijzen die, afgebeeld in processchema’s, al snel het beeld opriepen van een uitbundig Italiaans feest met veel spaghetti. Uiteindelijk werd ten einde raad vaak gekozen om nieuwe werkwijzen te ontwerpen. Met de hoop dat mede- werkers zo verstandig zouden zijn die voortaan wél strikt te volgen.

 


Ze staan er bol van...

Organisaties staan bol van de olifantenpaadjes. We kunnen er drones boven laten vliegen. Die zullen ons die paadjes niet openbaren. Ze zijn te diep in de organisatie verborgen. Maar er zijn nieuwe, passender ontwikkelingen. Het vakgebied ‘Process Mining’ is tot wasdom gekomen, ondersteund door theorie en schitterende software. Met process mining kunnen processen in kaart worden gebracht, op basis van gegevens uit onze databases. We zien bottlenecks, bijvoorbeeld medewerkers die het zo druk hebben dat zij voor vertraging zorgen in het afhandelen van werk. Of autorisatiestappen die voor oponthoud zorgen. En ook: medewerkers die activiteiten uitvoeren die zij niet zouden mogen uitvoeren, of die beslissingen nemen die zij niet mogen nemen, en stappen die worden overgeslagen. Tegen de afspraken in. Dat zijn de olifantenpaadjes. Sommigen om effectiviteit en efficiency te bevorderen, en verstandig. Sommigen gevaarlijk.

 


Met process mining is voor managers een instrumentarium beschikbaar gekomen waarmee ontdekt kan worden hoe processen in werkelijkheid verlopen, waarmee conformiteit kan worden gecontroleerd , en vooral: waarmee verbetermoge- lijkheden kunnen worden geïdentificeerd. U gaat er nog veel over horen. Totdat u aan process mining gaat doen kunt u misschien uw medewerkers eens vragen naar de olifantenpaadjes in uw organisatie. En naar het waarom ervan. Want olifanten zijn slim, Limburgers ook, en uw medewerkers zeer zeker.


Bron: Oorspronkelijke uitgave in Maintenance Magazine, MEI 2015 en als column op Engineeringnet.nl

 

Wist u dat...?

Blogs als deze als additionele lesstof worden aangeboden in onze blended-learning modules? 'Olifantenpaadjes' is onderdeel van cursus Onderhoudsmanagement van technische systemen.