Succesfactoren bij een shutdown

Erik Rensen, Vakdocent Onderhoudsmanagement bij Mikrocentrum,  3 december 2015
shutterstock 321714380

Ooit heb ik een tiental shutdown-managers geïnterviewd. Ik was benieuwd om te leren wat hun succesfactoren waren, en daarvan ga ik er één met u delen.

 

Het was opvallend dat alle mensen hun verhaal begonnen met het belang van een goede en tijdige scope, voorbereiding en planning. Dat was de garantie voor succes. Ik was het daarmee niet eens, en legde uit waarom. Zonder die genoemde zaken wordt een shutdown uiteraard een mislukking, gegarandeerd. Maar hoe goed je die best practices ook aanwendt, het is geen 100% garantie voor een geslaagde shutdown: geen ongevallen, zo kort mogelijke doorlooptijd, op tijd klaar, en binnen budget. Er zijn genoeg voorbeelden waar het niet goed is afgelopen, ondanks de toegepaste methodieken. Blijkbaar zijn er nog andere zaken noodzakelijk. Maar wat?

 

De geïnterviewden spraken daarna over het belang van effectieve en efficiënte communicatie, voorafgaand en tijdens de shutdown. Tja, dat staat ook in de boekjes die ik had gelezen. Maar die vorm van communicatie gaat dan vooral over gestructureerd overleg en alles wat daarbij hoort. Belangrijk hoor, maar was het laten slagen van een shutdown dan zo eenvoudig: gewoon doen wat er in de boekjes staat, en wat je in cursussen en tijdens congressen hoort? Er moet 'iets meer zijn'. Maar wat?

 

Tijdens de gesprekken kreeg ik de indruk dat er 'iets meer' moest zijn. Daarom stelde ik de vraag:

"Hoe goed je een shutdown ook voorbereidt en plant, er gebeuren toch altijd onverwachte dingen? En hoe zie je die aankomen, en hoe ga je ermee om?"

 

Deze interventie had een wat onverwacht resultaat. Er kwamen verhalen over persoonlijke kennis, jarenlange ervaring die nodig is, en de leiderschapskwaliteiten van mijn gesprekspartners. Om eerlijk te zijn: het klonk wat macho-achtig. Want die competenties werden niet erg concreet gemaakt. Maar ik had geluk. Een Braziliaanse shutdown-manager begon te vertellen wat volgens hem belangrijk was om te doen en te laten. En voor de goede orde: deze man had heel succesvol leiding gegeven aan shutdowns van honderdduizenden mechanische uren in het logistiek complexe Amazone-gebied. Hij zei: 

"Ik overtreed alle regels, als ik dat nodig vind." 

In de voorbereidingsfase besteedde de manager in kwestie heel veel aandacht aan de kwaliteit van de voorbereiding van werk dat op het kritieke pad ligt. Hij gaat echt elk detail persoonlijk na, controleert de materiaalbeschikbaarheid en de omschrijvingen op werkorders, en checkt de calculatie van de benodigde uren. Wat hij óók doet: hij informeert iedereen die werkt op het kritieke pad heel grondig, en van tevoren. Juist zij moeten zich ervan bewust zijn dat elke vertraging kan leiden tot een te late opstart van de productie. En toen kwam zijn truc:

"Tijdens de shutdown besteed ik geen enkele aandacht aan het kritieke pad. Omdat het effect van een probleem volkomen helder is voor alle mensen die op het kritieke pad werken. Zo zorgt het kritieke pad voor zichzelf. Ik hoef niets te controleren, en slecht nieuws komt vanzelf en snel naar mij toe."

Tijdens de shutdown focust de Braziliaanse manager op alle andere zogenaamd minder belangrijke werkzaamheden. Want daarvan hebben de mensen de neiging om het nog niet af te maken, er is immers voldoende tijd. Dat werk controleert hij, en hij zorgt dat alles dat afgemaakt kan worden ook wordt afgemaakt. 

 

Op mijn vraag wat hij dan doet als er een onverwacht probleem de kop op steekt, antwoordde hij:

"Voor het werk op het kritieke pad overtreed ik dan alle regels en procedures en afspraken als ik dat nodig vind. Ik leg het later wel uit aan het management. En ik zorg dat er veilig gewerkt blijft worden, want dat is in zo’n geval iets dat nog wel eens mis wil gaan. Ik weet van elk werk op het kritieke pad wie de echte experts en specialisten zijn, en ik zorg dat ze snel ter plaatse zijn. En ik laat het oplossen van het probleem aan die experts over, en val ze niet lastig met vragen of nutteloze aanwijzingen."

 

Ik heb meer van hem geleerd maar dat het kritieke pad voor zichzelf kan zorgen was echter de belangrijkste les en die wilde ik u niet onthouden.