Top 5 excuses om kwaliteitsdocumenten niet te beheren met behulp van een applicatie

Johan de Rooij - ManualMaster , 29 juli 2015
Excuses 1280x960

De accountmanagers van ManualMaster komen al jaren bij organisaties over de vloer om in te gaan op het nut van een softwarematige ondersteuning bij het beheer van kwaliteitsdocumenten. Ook nu nog komen ze veel organisaties tegen die alles nog op papier doen en/of niet verder komen dan een mappenstructuur.

 

Buiten het feit dat dit gegeven al zeer verrassend is, verbaast het des te meer dat er vaak wordt gezocht naar een excuus of smoesje. Johan de Rooij van ManualMaster schreef hierover de volgende blog; 

 
Top 5 excuses om kwaliteitsdocumenten niet te beheren met behulp van een applicatie

 

Zoeken ManualMaster 320x298

1. De documenten worden nu ook gevonden.

“Al onze informatie staat in mappen op het netwerk, hier kan men alles opzoeken.”

“Uiteindelijk komt de juiste informatie wel naar boven.”

Inderdaad, UITEINDELIJK vindt men de juiste informatie, maar het gaat nou juist om het NU vinden van de juiste informatie. Zoeken = vinden. Hoe vaak komt het niet voor dat men toch (te) lang moet zoeken voordat het juiste formulier of de laatste versie van een werkinstructie gevonden is? Hoe vaak komt het niet voor dat er een oude versie wordt gepakt, waarvan later wordt geconstateerd dat het een verlopen versie betreft? Zonder de ondersteuning van een software-applicatie gebeurt dit maar al te vaak. De tijd die het kost om de juiste informatie op het juiste moment te vinden, zou minimaal moeten zijn. De tijd die het kost om de juiste (goedgekeurde) informatie beschikbaar te stellen idem dito.

 

 

2. Het documentbeheer neemt niet veel tijd in beslag: documenten wijzigen bijna niet.

“Het is allemaal een statisch geheel, veel verandert er niet.”

Betekent dit dan dat er nooit iets verandert binnen uw bedrijf of organisatie? Ik weet in ieder geval zeker dat wet- en regelgevingen zeer regelmatig wijzigen, maar in de praktijk worden de wijzigingen in en om een organisatie vaak pas gespiegeld aan de documentatie op het moment dat een audit aanstaande is. Bij het periodiek uitvoeren van risico inventarisaties en een organisatie die zich continue in een verbeteringsfase bevindt, zal de invloed op vastgelegde documenten en processen ook continue merkbaar zijn.

“Zover zijn we nog lang niet en onze primaire processen wijzigen hoogstens eens in het jaar.”

Ook een kleine wijziging kan ongemerkt voor veel werk zorgen. Denk bijvoorbeeld aan een wijziging in functie- of afdelingsnamen, of het doorvoeren van een nieuwe huisstijl. Het gaat erom dat er regelmatig wordt getoetst of de juiste informatie beschikbaar is. Het vastleggen in een applicatie bespaart tijd en snijdt dus kosten, geeft u veel meer (in)zicht op uw organisatie, vermindert risico’s en verhoogt uiteindelijk de kwaliteit van uw producten en diensten.


 

3. De documenten worden niet gebruikt: iedereen is vakbekwaam en weet wat te doen.

“Niemand kijkt meer in een handboek, iedereen weet wat ie moet doen.” Zouden er toch situaties denkbaar zijn dat het nuttig is dat afspraken, processen, werkwijzen etc. zijn vastgelegd? Bijvoorbeeld voor nieuwe medewerkers? Of omdat een onderwerp niet frequent aan de orde is? Omdat het zodanig complex of risicovol is dat raadplegen noodzakelijk is, omdat er recent wijzigingen hebben plaatsgevonden, omdat je ook inzicht wilt hebben in activiteiten buiten jouw werkzaamheden?

Er zijn genoeg situaties te benoemen waarbij een vastgelegde procedure, werkinstructie of procesbeschrijving van onmisbare meerwaarde is. Alleen medewerkers moeten wel op de hoogte zijn van wat er te vinden is en waar dit te vinden is. Het is niet alleen belangrijk dat informatie wordt geborgd, maar dat deze vastgelegde informatie ook wordt gepromoot. Hiernaast moet men suggesties kunnen aandragen, relaties en gevolgen van wijzigingen kunnen zien en zich meer betrokken voelen bij de documenten en processen.

 

 

4. Wij hebben niet veel documenten, je moet ook niet alles beschrijven.

 

“Detailgeneuzel gaat ons niet verder brengen, dat is maar beknellend.”

Ik ben het er volledig mee eens dat je niet alles en elk detail moet willen beschrijven en vastleggen. Het gaat om de informatie die gelieerd is aan de belangrijkste processen in een organisatie. Een instructie die een bedrijfskritische handeling beschrijft, mag echter wel zeer gedetailleerd zijn, sterker nog: in de praktijk zullen de details het verschil maken.

Ook al is het aantal documenten, processen en formulieren niet hoog, dan nog is er een behoorlijke tijdwinst te behalen bij het opstellen/onderhouden van deze informatie in een applicatie en bij het snel vinden van deze informatie. Met een applicatie vermindert u bovendien risico’s, heeft u grip en zicht op uw bedrijfsvoering en bent u in staat om met een korte reactietijd te anticiperen op onverwachte situaties.

 

 

5. Digitalisatie heeft geen prioriteit

Regelmatig komen we het tegen: alle informatie staat in mapjes opgeslagen op het netwerk. Soms zijn er schrijfrechten op de mappen geplaatst, maar zelfs dat is niet altijd het geval.

“Windows Verkenner en papier gaat prima. Alles is logisch ingedeeld en iedereen kan erbij.”

Bij het beheren van meerdere documenten, is alleen de standaard tekstverwerker en enkele mappen met schrijfrechten echt niet voldoende. Het kan natuurlijk wel, maar het kost veel tijd, niets is geborgd (versiebeheer, autorisaties, consistent gebruik van lay-outs en sjablonen, functienamen etc.), de kans op fouten is groot en er is geen samenhang behalve de mappen waar de documenten, processen en formulieren in geplaatst zijn. Een applicatie voorziet u in deze zaken en bewaakt bovendien de voortgang van uw systeem. Automatische notificaties wijzen u op de houdbaarheid van uw informatie of andere openstaande acties.

Daarnaast zien we dikwijls dat een beheerder heel goed weet in welke map een document zich bevindt, maar zijn collega’s verwachten een document toch echt totaal ergens anders. Een applicatie zorgt ervoor dat de laatste, juiste versie van een document digitaal beschikbaar is en razendsnel gevonden kan worden. Achtergrondinformatie over een proces, een afkorting of taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn inzichtelijk. Men kan zelf favoriete documenten markeren, een persoonlijk dashboard inzien, een suggestie aandragen en altijd de gewijzigde documenten die met hem/haar werkzaamheden van doen hebben inzien.

 


Meer weten?