Auditen, een prima verbetertool

Fred Mascini - docent audittrainingen, kwaliteits- en milieumanagement, 17 juni 2015
shutterstock 108287273

Auditen, intern of extern, wordt vaak alleen gezien als een controleactiviteit. Een verificatie of er gewerkt wordt volgens de gemaakte afspraken. Dit zijn conformiteitsaudits en hebben zeker hun waarde, maar helaas hebben dit soort audits ook het auditen niet tot een geliefde en vaak wat saaie activiteit gemaakt. Mensen worden nu een maal niet graag gecontroleerd.

 

Jammer! Er zitten namelijk een groot aantal positieve kanten aan het auditen, en dat probeer ik als docent ook mee te geven tijdens de auditor trainingen. De auditors die we bij Mikrocentrum hebben opgeleid zijn zich ervan bewust dat zij meewerken aan het realiseren van de bedrijfsdoelstellingen: de bedrijfsprocessen moet doen wat ze moeten doen; beheerst, efficiënt, zonder verspillingen en gericht zijn op de klant.

 

Daarnaast is auditen natuurlijk een belangrijk aspect van elk managementsysteem; de High Level Structure (HLS) en alle daarbij aangesloten managementsystemen zoals ISO 9001, 14001, 13485, 16949 of 31000. De auditor helpt de proceseigenaar bij het signaleren van risico’s en kansen. Hij of zij kan de proceseigenaar aanzetten tot verbetermaatregelen door hem bewust te maken hiervan.

 

Heel belangrijk hierbij is de manier waarop. Tijdens de trainingen die ik voor Mikrocentrum geef wordt daarom veel aandacht besteed aan de voorbereiding en uitvoering van de audit.  Een van de activiteiten tijdens is een rollenspel, waarbij deelnemers de wijze van interviewen oefenen. Dit is niet alleen leuk maar ook zeer nuttig; de managers en proceseigenaren zullen meer gemotiveerd zijn om verbeteringen door te voeren wanneer zij merken dat de auditor aan hun kant staat. Zij voelen zich niet gecontroleerd maar eerder uitgedaagd om nog eens na te denken over hun proces.